Foire au questions
Foire aux Questions
Plateforme de commandes – Actualisation FAQ – 27-02-2025
Concerne les points suivants :
1.1. Qui est le point de départ dans la chaîne de désignation des rôles
C’est le président ou la personne de référence du P.O.
1.2. Comment connaître la personne de référence ou le Président de mon P.O. ?
Contactez le service Helpdesk help.extranet@segec.be
- Je suis personne de référence ou Président du P.O., que dois-je faire ?
Connectez-vous à l’Extranet du SeGEC avec votre identifiant de connexion composé de votre prenom, nom et date de naissance en 6 chiffres repris sous ce format (prenom.nom.JJMMAA) et votre mot de passe. Pour tout problème de connexion, contactez le Helpdesk
Une fois connecté, allez dans le Menu, puis, dans « Application », cliquez sur « Gestion des accès ». A cet endroit, vous aurez la possibilité de nommer un ou plusieurs manager(s) par établissement dépendant de votre PO.
Vous pouvez également, au besoin, déterminer un montant maximum autorisé par commande pour chaque établissement dépendant de votre PO. Vous aurez donc un droit de regard pour toute commande qui dépasserait le montant défini.
Si vous déterminez un montant limite par commande, n’oubliez pas de nommer un superacheteur à l’échelle du PO.
Ce sera donc la seule personne à pouvoir envoyer la commande, dépassant le montant limite, au fournisseur.
1.4. Je suis personne de référence ou Président du P.O. et je n’ai pas de compte Extranet. Que faire ?
Toute personne de référence ou Président de PO, si il est bien renseigné dans notre base de données PO, a automatiquement un compte Extranet qui lui est créé. Lorsque votre compte sera créé, vous recevrez un mail d’activation de compte qui vous communiquera votre identifiant de connexion et qui vous invitera à suivre un lien afin de définir un mot de passe. Ce mail d’activation peut parfois arriver dans votre courrier indésirable. Merci de le vérifier si nécessaire.
Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en cliquant sur ce lien
En cas de problème, contactez le Helpdesk.
1.5. J’ai été désigné manager pour mon école, que dois-je faire ?
Connectez-vous à l’Extranet du SeGEC avec votre identifiant de connexion composé de votre prenom, nom et date de naissance en 6 chiffres repris sous ce format (prenom.nom.JJMMAA) et votre mot de passe.
Une fois connecté, allez dans le Menu, puis, dans « Application », cliquez sur « Gestion des accès ». A cet endroit, vous aurez la possibilité d’attribuer un ou plusieurs accès (demandeur, validateur, acheteur et réceptionniste) à la plateforme de commandes à toute personne devant intervenir dans le processus de commande dans votre école (enseignant, secrétaire, économe, directeur-adjoint…).
Le manager ne doit pas oublier d’attribuer les marchés qu’il autorise à chaque demandeur.
1.6. Je suis manager et je ne sais pas me connecter à la plateforme de commandes. Je reçois ce message : 
C’est normal, le manager est un rôle de gestion. Il ne vous permet donc pas d’utiliser la plateforme de commandes.
Le manager gère les accès à la plateforme pour son école. Il peut donc s’ajouter tous les accès nécessaires pour la plateforme de commandes. (cfr 1.5.)
1.7. Je suis manager, j’ai créé un accès pour un de mes enseignants mais il me signale qu’il ne sait pas se connecter.
Les problèmes les plus fréquents sont :
- L’enseignant a reçu un accès mais n’a pas activé son compte. Sa direction peut lui renvoyer un mail d’activation en passant par la Gestion des accès sur l’Extranet.
- L’enseignant encode son identifiant, mais pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prenom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
L’enseignant peut le réinitialiser via ce lien
1.8. Je suis enseignant, économe, secrétaire… je n’ai pas d’accès à la plateforme, comment régler ce problème ?
- Soit un manager a déjà été désigné dans votre école (peut-être votre direction) : c’est alors lui qui peut vous créer un accès (cfr 1.5.)
- Soit il n’y a pas encore de manager désigné. Votre direction peut alors prendre contact avec la personne de référence de son P.O. qui créera l’accès de manager. (cfr 1.3.) Pour connaître la personne de référence de votre P.O., contactez au besoin le Helpdesk
2.1.1. Je ne sais pas remplir mon panier
Les problèmes les plus fréquents sont :
- Vous n’avez pas reçu le rôle de demandeur : c’est le manager de votre école pour la plateforme qui peut vous l’octroyer. (cfr 1.5.) Si vous ne savez pas qui est le manager pour votre école, contactez le Helpdesk
- Vous possédez le rôle de demandeur mais l’article que vous souhaitez ajouter à votre panier fait partie d’un marché pour lequel vous n’avez pas reçu d’accès. C’est votre manager qui peut vous ajouter le(s) marché(s) manquant(s). (cfr 1.5.)
2.1.2. Je souhaiterais des accès à d’autres marchés
Prenez contact avec le manager de la plateforme.
2.1.3. Je souhaiterais connaître le manager de mon école
Une fois connecté(e) à la plateforme, allez dans « Mon compte », « Tableau de bord ». Glissez vers le bas et sous « Mes établissements », s’affichera le nom du ou des managers de votre école.
2.1.4. Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de demandeur mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- Votre compte n’a pas encore été activé. Votre direction peut vous renvoyer un mail d’activation en passant par la Gestion des accès sur l’Extranet.
- L’identifiant renseigné n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prenom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien.
2.1.5. Je confirme mon panier et il a un statut « Non autorisé »
Dans votre panier se trouve au moins un article faisant partie d’un marché qui ne vous a pas été autorisé par le manager.
Exemple : vous pouvez avoir les droits pour le marché « Fournitures scolaires » mais pas pour le marché « Papier ». Si, dans votre panier, vous mettez un article du marché « Papier », votre panier sera non autorisé et vous ne saurez pas confirmer votre panier.
Dès que vous avez, au moins, un article non autorisé dans votre panier, tous les autres articles du panier (même des autres marchés) voient leur statut passer à « Article annulé ». Dans ce cas, il y a deux solutions :
- dupliquez votre panier à partir de « mes paniers » et supprimez les articles non autorisés avant de confirmer.
- demandez à votre manager de vous ajouter le marché manquant. Une fois ce marché ajouté, déconnectez-vous complètement de la plateforme et reconnectez-vous. Allez dans « mes paniers » pour retrouver votre panier et cliquez sur « Dupliquez ». Vous pourrez ensuite poursuivre la procédure classique de commande.
2.1.6. Je voudrais trouver un article. Comment faire ?
- Vous pouvez utiliser la barre de recherches et introduire la référence de l’article (la référence doit être indiquée sans point. Exemple : 103299 103.299)
→ Vous trouverez l’article uniquement si l’article est sélectionné sur la plateforme de commandes
- Vous pouvez introduire des mots-clés dans la barre de recherches. Exemples : bic rouge…
→ Ressortiront tous les articles qui contiennent ces mots dans leur intitulé.
- Vous pouvez passer par le bandeau vert et choisir, par exemple, le marché « Fournitures », puis « Fournitures scolaires ». Ensuite, vous pouvez affiner votre recherche en sélectionnant la catégorie, la famille et éventuellement la sous-famille via l’arborescence présente sur la gauche de votre écran.
2.1.7. Je ne trouve pas toutes les références du catalogue papier ou du catalogue en ligne du fournisseur.
En effet, notre plateforme ne reprend qu’une sélection de la gamme des fournisseurs et ce, pour favoriser le suivi des gammes et la stabilité des prix et des articles.
Au moins 95% de vos besoins y sont repris et si ce n’est pas exactement ce que vous vouliez, vous trouverez des équivalences au meilleur rapport qualité/prix.
2.1.8. Je ne trouve pas une référence catalogue ni même d’équivalence.
Veuillez avertir la Centrale de Marchés en cliquant sur « Nous contacter » en bas de cette page.
Nous tâcherons d’intégrer l’article manquant à la prochaine mise à jour du catalogue en ligne.
2.1.9. Puis-je voir le montant TVAC pour faire mon panier ?
Non, le prix des articles dans le panier est toujours hors TVA. Pour rappel, la TVA à ajouter est de 21%. La TVA sera rajoutée au stade de la commande.
2.2.1. Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de validateur mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- Votre compte n’a pas encore été activé. Votre direction peut vous renvoyer un mail d’activation en passant par la Gestion des accès sur l’Extranet.
- L’identifiant renseigné n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prenom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien.
2.2.2. Je veux que les commandes de rentrée scolaire arrivent dans des colis séparés, par enseignant.
- Allez dans « commandes à créer ». Pour un même fournisseur, créez les commandes LIGNE par LIGNE. Sélectionnez une ligne (= 1 panier). Ensuite, cliquez sur « Commandez les paniers sélectionnés ».
- C’est à cette étape que vous pourrez compléter la partie intitulée « Champ apparaissant sur l'étiquette ». Renseignez à cet endroit le nom du professeur, la classe et préciser si c’est une commande gratuité.
2.2.3. J’ai cliqué sur « Commandez les paniers sélectionnés » mais je me rends compte que des paniers de plusieurs professeurs différents s’y retrouvent. Je veux éviter de recevoir une commande groupée, non triée par professeur, que faire ?
Vous devez vous tourner vers l’acheteur. Il aura la possibilité de refuser la commande. (Lire aussi point 2.3.2.)
2.2.4. Je veux créer la commande mais on m’indique qu’un n° de téléphone est manquant
Cela signifie que dans nos bases de données, pour cette implantation, un n° de téléphone doit être ajouté. Merci dès lors d’envoyer un mail au Helpdesk.
2.2.5. Je souhaiterais que la facture envoyée à l’école mentionne qu’il s’agit d’une COMMANDE GRATUITé
Au moment de la validation, dans « Commandes à créer », remplissez le « Champ apparaissant sur l’étiquette » avec la mention GRATUITé
2.2.6. . J’ai bien créé la commande mais je n’ai toujours pas été livré
Après avoir créé la commande, il reste une étape à effectuer : passer la commande. L’acheteur doit donc envoyer la commande au fournisseur en se rendant dans « Mon compte » et « Commandes à passer ».
2.3.1. Mon manager me confirme m’avoir donné un accès d’acheteur mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- Votre compte n’a pas encore été activé. Votre direction peut vous renvoyer un mail d’activation en passant par la Gestion des accès sur l’Extranet.
- L’identifiant renseigné n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prenom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien.
2.3.2. Le validateur a cliqué sur « Commander les paniers sélectionnés » mais les paniers de plusieurs enseignants ont été sélectionnés et se retrouvent dans une seule et même commande. En tant qu’acheteur, puis-je éviter que ces fournitures choisies par ces différents enseignants soient livrées de manière groupée, non triées par enseignant ?
Oui. Pour cela, cliquez sur « Commandes à passer », sélectionnez la commande concernée. Le détail de la commande s’affiche. Dans le bas de la page, cliquez sur le bouton rouge « Annuler la commande ». Il faut alors signaler à vos demandeurs de dupliquer et de confirmer à nouveau leur panier.
2.4.1. Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de réceptionniste mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- Votre compte n’a pas encore été activé. Votre direction peut vous renvoyer un mail d’activation en passant par la Gestion des accès sur l’Extranet.
- L’identifiant renseigné n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prenom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien.
2.4.2. J’ai reçu ma commande à l’école mais des articles ne sont pas conformes à ceux que j’ai commandés ? Que puis-je faire ?
Allez dans « Commandes à réceptionner ».
Après avoir complété la colonne "quantité reçue et conforme" et avoir laissé des réclamations éventuelles au moyen des bulles disponibles en fin de ligne, cliquez sur le bouton vert "réceptionner les produits sélectionnés.
Attention, le fournisseur est directement averti quand une réclamation est effectuée.
3.1. Je suis sur l’Extranet et je ne sais pas comment passer ma commande
Les commandes se font sur le site de la plateforme de commandes
Un accès à cette plateforme est possible à partir de l’Extranet du SeGEC :
Menu – Application – Centrale de Marchés
Vous y trouverez un lien vers la Plateforme de commandes.
3.2. Je ne sais pas me connecter à la plateforme alors que j’ai un compte Extranet existant. Quelles peuvent en être les raisons ?
Les problèmes les plus fréquents sont :
- Aucun rôle ne vous a été attribué pour la plateforme de commandes
- L’identifiant renseigné n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prenom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien.
3.3. On vous a créé un accès à la plateforme de commandes alors que vous n’aviez pas encore de compte Extranet, mais vous n’avez pas reçu de mail d’activation.
Vérifiez d’abord votre courrier indésirable, le mail peut se trouver à cet endroit. Si pas, vérifiez avec votre manager s’il a renseigné pour vous une adresse mail correcte.
Si pas, contactez le Helpdesk
4.1. Possédez-vous des tutos-vidéos qui m’expliquent comment procéder ?
De multiples vidéos sont à votre disposition pour vous guider dans la gestion des accès ou pour vous montrer les fonctionnalités de la plateforme de commandes. Vous les retrouverez toutes sous ce lien.
4.2. Qui peut jouer un rôle sur la plateforme ?
Toute personne nommée par le manager. Il n’y a aucune restriction de personne.
4.3. Comment savoir si j’ai reçu un rôle dans le processus de commande ?
Toute personne désignée dans le processus de commande reçoit un mail. Soit, vous possédiez déjà un compte Extranet et dans ce cas, vous serez averti que votre compte a été mis à jour.
Soit, vous n’aviez pas de compte Extranet existant et dans ce cas, vous serez averti qu’un compte vous est créé. Vous serez alors invité à suivre un lien afin de vous choisir un mot de passe.
4.4. Pourquoi n’ai-je pas reçu le mail de notification pour prendre action sur la plateforme ?
- Les mails de notification sont peut-être désactivés sur votre compte. Pour vérifier cela, connectez-vous sur la plateforme de commandes et allez dans « Mon compte ». Ensuite, cliquez sur « Notifications mails ».
- Il faut au moins avoir été une première fois connecté sur la plateforme.
- Vérifiez aussi si ce mail ne se trouve pas dans votre courrier indésirable.
4.5. Comment puis-je désactiver les notifications de mails ?
Rendez-vous sur la plateforme de commandes dans « Mon compte » et cliquez sur « Notifications mails » à gauche de votre écran.
4.6. Jusque quand puis-je passer commande ?
Vous pouvez passer commande quand vous le désirez, 7j/7j et 24h/24h.
4.7. Comment obtenir plus de détails au sujet des modalités de ma commande (livraison, frais, gammes vertes…)
Nous vous invitons à consulter les conditions de chaque marché. Pour cela, connectez-vous sur l’Extranet du SeGEC
Dans le Menu, allez dans « Gérer un établissement ». Puis, dans « Achats - Marchés publics », cliquez sur « Centrale de Marchés ».
Sélectionnez ensuite le marché qui vous intéresse.
Dans la partie « Liens », cliquez sur celui reprenant le « Résumé du marché ».
4.8. Les prix peuvent-ils être affichés TVAC ?
Au moment où un demandeur remplit son panier, les prix sont toujours indiqués HTVA.
Par contre, le validateur et l’acheteur auront tous deux accès au prix TVAC. Le premier, quand il sera dans « Commandes à créer », qu’il sélectionnera un ou plusieurs paniers et qu’il cliquera sur « commander les paniers sélectionnés ». Le deuxième, quand il cliquera sur « Commandes à passer ». Il cliquera sur « Voir » et le détail de la commande s’affichera avec le prix TVAC.
4.9. Je veux commander du mobilier mais je ne sais pas indiquer mon choix de couleur, de taille…
Effectivement, la plateforme de commandes ne permet pas de choisir la couleur parmi une gamme proposée. Il en va de même pour le choix de la taille, des finitions…
Lorsque le fournisseur recevra votre commande, il reviendra vers vous afin de vérifier en détails tous vos choix.
4.10. Comment être sûr de la taille de mobilier à commander ?
Un tableau de correspondances des tailles est disponible sous ce lien.
4.11. Je n’arrive pas à commander des tampons/cachets personnalisables via la plateforme de commandes.
En effet, tous les cachets sont grisés. Vous ne savez pas les ajouter à votre panier.
Une procédure a été mise en place en accord avec le fournisseur. Vous la retrouverez en consultant notre page Extranet. (rubrique « Modalités »)
4.12. Je veux commander des articles mais tous les produits de ce marché sont grisés.
Les raisons possibles sont :
- Vous n’avez pas reçu d’accès à ce marché précis. Je vous invite à consulter alors les points 2.1.2. et 2.1.3.
- Ce que vous souhaitez commander relève d’une procédure de commande particulière. Exemple : les photocopieurs, les tapis