Foire au questions

L’Extranet et la Plateforme de commandes sont deux sites différents !

L’Extranet vous servira pour gérer les accès à la plateforme : extranet.segec.be

La plateforme vous permettra de passer des commandes : plateforme.commande.segec.be


  

1.      AVANT d’utiliser la plateforme : le point sur les accès

  

1.1.    Qui est le point de départ dans la chaîne de désignation des rôles

1.2.    Comment connaître la personne de référence de mon P.O. ?

1.3.    Je suis personne de référence du P.O., que dois-je faire ?

1.4.    Je suis personne de référence du P.O. et je n’ai pas de compte Extranet. Je ne sais donc pas me connecter. Est-ce normal ?

1.5.    J’ai été désigné manager par la personne de référence de mon PO, que dois-je faire ?

1.6.    Je suis manager et je ne sais pas me connecter à la plateforme.

1.7.    Je suis manager et je voudrais un rôle sur la plateforme.

1.8.    Je suis manager, j’ai créé un accès pour un de mes enseignants mais il me signale qu’il ne sait pas se connecter. Que puis-je faire ?

1.9.    Je suis enseignant, économe, secrétaire… je n’ai pas d’accès à la plateforme, comment régler ce problème ?

  

2.      Je suis sur la plateforme de commandes et je rencontre un problème

  

2.1.    Je suis demandeur

2.1.1.Je suis sur l’Extranet et je ne sais pas comment passer ma commande

2.1.2.Je ne sais pas remplir mon panier

2.1.3.Je souhaiterais des accès à d’autres marchés

2.1.4.Je souhaiterais connaître le manager de mon école pour avoir accès à plus de marchés ou pour modifier les rôles qui me sont attribués

2.1.5.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de demandeur mais je ne sais pas me connecter

2.1.6.Je confirme mon panier et il a un statut « Non autorisé »

2.1.7. Suite à une annulation de commande, le validateur ou l’acheteur me demande de confirmer à nouveau mon panier.

2.1.8.Je voudrais trouver un article. Comment faire ?

2.1.9.Je ne trouve pas toutes les références du catalogue papier ou du catalogue en ligne du fournisseur.

2.1.10.   Je ne trouve pas une référence catalogue ni même d’équivalence.

2.1.11.   Puis-je voir le montant TVAC pour faire mon panier ?

2.2.    Je suis validateur

2.2.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de validateur mais je ne sais pas me connecter

2.2.2.Je veux que les commandes de rentrée scolaire arrivent dans des colis séparés, par enseignant.

2.2.3.J’ai cliqué sur « Commandez les paniers sélectionnés » mais je me rends compte que des paniers de plusieurs professeurs différents s’y retrouvent. Je veux éviter de recevoir une commande groupée, non triée par professeur, puis-je revenir en arrière ?

2.3.    Je suis acheteur

2.3.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès d’acheteur mais je ne sais pas me connecter

2.3.2.Le validateur a cliqué sur « Commander les paniers sélectionnés » mais les paniers de plusieurs enseignants ont été sélectionnés et se retrouvent dans une seule et même commande. En tant qu’acheteur, puis-je éviter que ces fournitures choisies par ces différents enseignants soient livrées de manière groupée, non triées par enseignant ?

2.4.    Je suis réceptionniste

2.4.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de réceptionniste mais je ne sais pas me connecter

2.4.2.J’ai ma commande à l’école mais des articles ne sont pas conformes à ceux que j’ai commandés ? Que puis-je faire ?

  

3.      Problèmes de connexion

  

3.1.    Je ne sais pas me connecter à la plateforme alors que j’ai un compte Extranet existant. Quelles peuvent en être les raisons ?

3.2.    Je reçois ce message d’erreur. « Erreur dans les paramètres de connexion ou votre compte est temporairement désactivé » Que dois-je faire ?

3.3.    On vous a créé un compte Extranet mais vous n’avez pas reçu de mail d’activation.

  

4.      Autres questions

  

4.1.    Qui peut jouer un rôle sur la plateforme ?

4.2.    Comment savoir si j’ai reçu un rôle dans le processus de commande ?

4.3.    Pourquoi n’ai-je pas reçu le mail de notification pour prendre action sur la plateforme ?

4.4.    Comment puis-je désactiver les notifications de mails ?

4.5.    Un ou plusieurs rôles m’a (ont) été retiré(s) et je continue à recevoir les notifications de mails qui s’y rapportent. Comment faire pour ne plus rien recevoir ?

4.6.    Jusque quand puis-je passer commande ?

4.7.    Comment obtenir plus de détails au sujet des modalités de ma commande (livraison, frais, gammes vertes…)

4.8.    Les prix peuvent-ils être affichés TVAC ?


 

1.      AVANT d’utiliser la plateforme : le point sur les accès

  

1.1.    Qui est le point de départ dans la chaîne de désignation des rôles 

C’est la personne de référence du P.O. 

 

1.2.    Comment connaître la personne de référence de mon P.O. ?

Contactez le service Helpdesk extranet.segec.be


1.3.    Je suis personne de référence du P.O., que dois-je faire ?

Connectez-vous à l’Extranet du SeGEC ( help.extranet@segec.be), cliquez sur Centrale de Marchés (en bas à gauche) et « Plateforme de commandes – Gestion des accès ». A cet endroit, vous pouvez renseigner un identifiant (= adresse mail) et lui attribuer le rôle de manager ou de superacheteur (rôles discutés en interne) et cliquer sur « Ajouter ». Vous pouvez renseigner plusieurs personnes dans un même rôle.

Vous pouvez également, au besoin, déterminer un montant maximum autorisé par commande pour chaque établissement dépendant de votre PO. Vous aurez donc un droit de regard pour toute commande qui dépasserait le montant défini

 

1.4.    Je suis personne de référence du P.O. et je n’ai pas de compte Extranet. Je ne sais donc pas me connecter. Est-ce normal ?

Toute personne de référence a automatiquement un compte Extranet qui lui est créé par le SeGEC. Votre identifiant est votre adresse mail et vous avez dû choisir un mot de passe personnellement, au moment de l’activation de votre compte.

Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en cliquant sur ce lien : https://extranet.segec.be/pwd_lost/

Si vous êtes certain du mot de passe utilisé et que cela ne fonctionne toujours pas, peut-être avez-vous plusieurs adresses mail et essayez donc de vous connecter avec une adresse mail différente.

En cas de problème, contactez le Helpdesk  help.extranet@segec.be

 

1.5.    J’ai été désigné manager par la personne de référence de mon PO, que dois-je faire ?

Connectez-vous à l’Extranet du SeGEC (extranet.segec.be), cliquez sur Centrale de Marchés et « Plateforme de commandes – Gestion des accès ». A cet endroit, vous pouvez renseigner un identifiant (= adresse mail) et lui attribuer un rôle (demandeur, validateur ou acheteur) et cliquer sur « Ajouter ». Vous pouvez répéter cela autant de fois que nécessaire. Le manager devra bien déterminer aussi les marchés qu’il autorise à chaque demandeur.

 

1.6.    Je suis manager et je ne sais pas me connecter à la plateforme.

C’est normal, les managers n’ont aucun rôle sur la plateforme.

 

1.7.    Je suis manager et je voudrais un rôle sur la plateforme.

S’il veut un rôle sur la plateforme, le manager doit se désigner lui-même dans un rôle, en général acheteur et ainsi avoir tous les droits et un regard complet sur ce qui se passe dans la plateforme.

 

1.8.    Je suis manager, j’ai créé un accès pour un de mes enseignants mais il me signale qu’il ne sait pas se connecter. Que puis-je faire ?

Connectez-vous à l’Extranet (Centrale de Marchés / Plateforme de commandes – Gestion des accès) et vérifiez avec quel identifiant (adresse mail) vous avez renseigné l’enseignant dans un rôle. Peut-être y a-t-il une erreur de frappe ou peut-être l’enseignant a-t-il plusieurs identifiants (= adresses mail), auquel cas, vérifiez avec lui si vous avez renseigné le bon identifiant. Au besoin, modifiez-le.

Une solution peut être, également, que l’enseignant réinitialise son mot de passe en cliquant sur « mot de passe oublié ».

 

1.9.    Je suis enseignant, économe, secrétaire… je n’ai pas d’accès à la plateforme, comment régler ce problème ?

  • Soit un manager a déjà été désigné dans votre école (peut-être votre direction) : c’est alors lui qui peut vous créer un accès (cfr point 1.5.)
  • Soit il n’y a pas encore de manager désigné. Votre direction peut alors prendre contact avec la personne de référence de son P.O. Pour connaître la personne de référence de votre P.O., contactez au besoin de Helpdesk : help.extranet@segec.be
 

2.      Je suis sur la plateforme de commandes et je rencontre un problème

 

2.1.    Je suis demandeur

 

2.1.1.Je suis sur l’Extranet et je ne sais pas comment passer ma commande

Vous devez vous rendre sur la page d'acceuil de ce site.

  

2.1.2.Je ne sais pas remplir mon panier

Vous n’avez sans doute pas reçu le rôle de demandeur.

Pour vérifier que vous avez ce rôle, connectez-vous à l’Extranet du SeGEC : extranet.segec.be

Une fois connecté, dans le menu de gauche, cliquez sur le 2e onglet « Mon profil ». A droite de la page apparaissent alors vos « Droits d’accès ». Vérifiez que le rôle « demandeur- Plateforme Centrale » soit actif. Si pas, reportez-vous au point 1.9.

  

2.1.3.Je souhaiterais des accès à d’autres marchés

Prenez contact avec le manager de la plateforme (en général, il s’agit du directeur ou de la directrice de l’enseignement). Pour savoir qui est votre manager, rendez-vous au point 2.1.4. Le manager doit se référer au point 1.5.

  

2.1.4.Je souhaiterais connaître le manager de mon école pour avoir accès à plus de marchés ou pour modifier les rôles qui me sont attribués

Une fois connecté(e) à la plateforme, allez dans « Mon compte », « Tableau de bord ». Glissez vers le bas et vous verrez renseigné le nom du manager.

  

2.1.5.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de demandeur mais je ne sais pas me connecter

Demandez à votre manager de se connecter à l’Extranet (Centrale de Marchés / Plateforme de commandes – Gestion des accès) et de vérifier avec quel identifiant (adresse mail) il vous a renseigné dans ce rôle. Peut-être y a-t-il une erreur de frappe ou vous avez plusieurs identifiants et votre manager vous a renseigné avec un identifiant et vous essayez de vous connecter avec un autre.

  

2.1.6.Je confirme mon panier et il a un statut « Non autorisé »

Dans votre panier se trouve au moins un article faisant partie d’un marché qui ne vous a pas été autorisé par le manager.

Exemple : vous pouvez avoir les droits pour le marché « Fournitures scolaires » mais pas pour le marché « Papier ». Si, dans votre panier, vous mettez un article du marché « Papier », votre panier sera non autorisé et vous ne saurez pas confirmer votre panier.

Dès que vous avez, au moins, un article non autorisé dans votre panier, tous les autres articles du panier (même des autres marchés) voient leur statut passer à « Article annulé ». Dans ce cas, il s’agit de dupliquer votre panier à partir de « mes paniers » et de supprimer les articles non autorisés avant de confirmer.

  

2.1.7. Suite à une annulation de commande, le validateur ou l’acheteur me demande de confirmer à nouveau mon panier.

Dans « Mon compte », je clique sur « Mes paniers », je repère le panier concerné et je clique sur « Dupliquer ». Ensuite, je clique sur « Confirmer le panier ».

  

2.1.8.Je voudrais trouver un article. Comment faire ?

Vous pouvez utiliser la barre de recherches et introduire la référence de l’article

→ Vous trouverez l’article uniquement si l’article est sélectionné sur la

     plateforme de commandes

Vous pouvez introduire des mots-clés dans la barre de recherches. Exemples : bic rouge…

→ Vous n’aurez pas un seul article qui apparaîtra mais ce qui ressortira sera plus ciblé que si vous cliquez sur « Fournitures scolaires et puis « Ecritures »

Vous pouvez passer par le bandeau vert et choisir, par exemple, le marché « Fournitures », puis « Fournitures scolaires ». Ensuite, sélectionnez la catégorie, la famille et éventuellement la sous-famille via l’arborescence présente sur la gauche de votre écran.

  

2.1.9.Je ne trouve pas toutes les références du catalogue papier ou du catalogue en ligne du fournisseur.

En effet, notre plateforme ne reprend qu’une sélection de la gamme des fournisseurs et ce, pour favoriser le suivi des gammes et la stabilité des prix et des articles.

A moins 95% de vos besoins y sont repris et si ce n’est pas exactement ce que vous vouliez, vous trouverez des équivalences au meilleurs rapport qualité/prix.

  

2.1.10.   Je ne trouve pas une référence catalogue ni même d’équivalence.

Veuillez avertir la Centrale de Marchés en cliquant Nous contacter en bas de cette page.

Nous tâcherons d’intégrer l’article manquant à la prochaine mise à jour du catalogue en ligne.

  

2.1.11.   Puis-je voir le montant TVAC pour faire mon panier ?

Non, le prix des articles dans le panier est toujours hors TVA. Pour rappel, la TVA à ajouter est de 21%. La TVA sera rajoutée au stade de la commande.

  

2.2.    Je suis validateur

  

2.2.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de validateur mais je ne sais pas me connecter

Demandez à votre manager de se connecter à l’Extranet (Centrale de Marchés / Plateforme de commandes – Gestion des accès) et de vérifier avec quel identifiant (adresse mail) il vous a renseigné dans ce rôle. Peut-être y a-t-il une erreur de frappe ou vous avez plusieurs identifiants et votre manager vous a renseigné avec un identifiant et vous essayez de vous connecter avec un autre. Pour savoir qui est votre manager, rendez-vous au point 2.1.4.

  

2.2.2.Je veux que les commandes de rentrée scolaire arrivent dans des colis séparés, par enseignant.

Allez dans « commandes à créer ». Pour un même fournisseur, sélectionnez le(s) paniers(s) d’un même professeur. Ensuite, cliquez sur « Commandez les paniers sélectionnés ».

C’est à cette étape que vous pourrez renseigner un « Champ apparaissant sur l'étiquette ».

Renseignez à cet endroit le nom du professeur et la classe.

  

2.2.3.J’ai cliqué sur « Commandez les paniers sélectionnés » mais je me rends compte que des paniers de plusieurs professeurs différents s’y retrouvent. Je veux éviter de recevoir une commande groupée, non triée par professeur, puis-je revenir en arrière ?

Oui, vous devez vous tourner vers l’acheteur. (lire aussi le point 3.2.)

  

2.3.    Je suis acheteur

  

2.3.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès d’acheteur mais je ne sais pas me connecter

Demandez à votre manager de se connecter à l’Extranet (Centrale de Marchés / Plateforme de commandes – Gestion des accès) et de vérifier avec quel identifiant (adresse mail) il vous a renseigné dans ce rôle. Peut-être y a-t-il une erreur de frappe ou vous avez plusieurs identifiants et votre manager vous a renseigné avec un identifiant et vous essayez de vous connecter avec un autre. Pour savoir qui est votre manager, rendez-vous au point 2.1.4.

  

2.3.2.Le validateur a cliqué sur « Commander les paniers sélectionnés » mais les paniers de plusieurs enseignants ont été sélectionnés et se retrouvent dans une seule et même commande. En tant qu’acheteur, puis-je éviter que ces fournitures choisies par ces différents enseignants soient livrées de manière groupée, non triées par enseignant ?

Oui. Pour cela, cliquez sur « Commandes à passer », sélectionnez la commande concernée. Le détail de la commande s’affiche. Dans le bas de la page, cliquez sur le bouton rouge « Annuler la commande ». Il faut alors signaler à vos demandeurs de dupliquer et de confirmer à nouveau leur panier.

  

2.4.    Je suis réceptionniste

  

2.4.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de réceptionniste mais je ne sais pas me connecter

Demandez à votre manager de se connecter à l’Extranet (Centrale de Marchés / Plateforme de commandes – Gestion des accès) et de vérifier avec quel identifiant (adresse mail) il vous a renseigné dans ce rôle. Peut-être y a-t-il une erreur de frappe ou vous avez plusieurs identifiants et votre manager vous a renseigné avec un identifiant et vous essayez de vous connecter avec un autre. Pour savoir qui est votre manager, rendez-vous au point 2.1.4.

  

2.4.2.J’ai ma commande à l’école mais des articles ne sont pas conformes à ceux que j’ai commandés ? Que puis-je faire ?

Un nouveau module de réception est à votre disposition sur la plateforme.

Allez dans « Commandes à réceptionner ».

Cliquez sur le bouton vert "réceptionner les produits sélectionnés" après avoir complété la colonne "quantité reçue et conforme" et avoir laissé des réclamations éventuelles au moyen des bulles disponibles en fin de ligne.

Attention, le fournisseur est directement averti quand une réception de produits/ réclamation est effectuée.

  

3.      Problèmes de connexion

3.1.Je ne sais pas me connecter à la plateforme alors que j’ai un compte Extranet existant.Quelles peuvent en être les raisons ?

  • Soit, aucun rôle ne m’a été attribué pour la plateforme de commandes (cfr points 1.1.-1.2.-1.3.)

            Vérifier vos accès. Connectez-vous à l’Extranet et cliquez sur « <Mon profil ». A l’extrême droite, regardez ce qui s’affiche dans « Mes droits d’accès ». Vous devez avoir un rôle actif de demandeur, validateur, acheteur et (ou) réceptionniste. Si pas, contactez le manager de la plateforme (souvent, il s’agit de la direction de l’école). Si aucun manager n’a été nommé, il faut contacter la personne de référence de votre PO. (cfr point 1.2.)

  • Soit mon mot de passe ne fonctionne pas. Vous pouvez alors le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/pwd_lost/.  N’insérez pas de caractère spécial. N’utilisez que des   lettres et des chiffres.
  • Soit j’ai écrit mon identifiant tout en majuscules. L’identifiant ne reconnaît que les caractères en minuscules.

   

3.2.    Je reçois ce message d’erreur. « Erreur dans les paramètres de connexion ou votre compte est temporairement désactivé »   Que dois-je faire ?

Tout d’abord, vérifiez que votre adresse mail est bien orthographiée.

Si oui, il peut s’agir d’un problème de mot de passe. Vous pouvez alors le réinitialiser via ce lien

https://extranet.segec.be/pwd_lost/

N’insérez pas de caractère spécial. N’utilisez que des lettres et des chiffres.

Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez le Helpdesk : help.extranet@segec.be.qui pourra vérifier que vous possédez bien un compte Extranet.

  

3.3.    On vous a créé un compte Extranet mais vous n’avez pas reçu de mail d’activation.

Vérifiez d’abord votre courrier indésirable, le mail peut se trouver à cet endroit. Si pas, vérifiez avec votre manager s’il a renseigné pour vous une adresse mail correcte.

Si pas, contactez le Helpdesk : help.extranet@segec.be.

  

4.      Autres questions

  

4.1.    Qui peut jouer un rôle sur la plateforme ?

Toute personne nommée par le manager. Il n’y a aucune restriction ni de personne, ni d’adresse mail.

  

4.2.    Comment savoir si j’ai reçu un rôle dans le processus de commande ?

Toute personne désignée dans le processus de commande reçoit un mail. Soit vous possédiez déjà un compte Extranet et dans ce cas, vous serez averti que votre compte a été mis à jour.

Soit vous n’aviez pas de compte Extranet existant et dans ce cas, vous serez averti qu’un compte vous est créé. Vous serez alors invité à suivre un lien afin de vous choisir un mot de passe.

  

4.3.    Pourquoi n’ai-je pas reçu le mail de notification pour prendre action sur la plateforme ?

  Il faut au moins avoir été une première fois connecté sur la plateforme.

Vérifiez aussi si ce mail ne se trouve pas dans votre courrier indésirable.

  

4.4.    Comment puis-je désactiver les notifications de mails ?

Rendez-vous sur la plateforme de commandes dans « Mon compte » et cliquez sur « Notifications mails » à gauche de votre écran.

  

4.5.    Un ou plusieurs rôles m’a (ont) été retiré(s) et je continue à recevoir les notifications de mails qui s’y rapportent. Comment faire pour ne plus rien recevoir ?

Reconnectez-vous une seule fois sur la plateforme afin que celle-ci reconnaisse que vous n’avez plus de rôles ou que des rôles vous ont été retirés.

  

4.6.    Jusque quand puis-je passer commande ?

Vous pouvez passer commande quand vous le désirez, 7j/7j et 24h/24h.

  

4.7.    Comment obtenir plus de détails au sujet des modalités de ma commande (livraison, frais, gammes vertes…)

Nous vous invitons à consulter les conditions de chaque marché. Pour cela, connectez-vous à extranet.segec.be et cliquez sur « Centrale de Marchés » puis « Informations ».

Vous pouvez y accéder aussi via ce site.

Les modalités sont reprises en bas de page, sous « Documentation explicative ».

  

4.8.    Les prix peuvent-ils être affichés TVAC ?

Au moment où un demandeur remplit son panier, les prix sont toujours indiqués HTVA.

Par contre, le validateur et l’acheteur auront tous deux accès au prix TVAC. Le premier, quand il sera dans « Commandes à créer », qu’il sélectionnera un ou plusieurs paniers et qu’il cliquera sur « commander les paniers sélectionnés ». Le deuxième, quand il cliquera sur « Commandes à passer ». Il cliquera sur « Voir » et le détail de la commande s’affichera avec le prix TVAC.

 

   

Vous avez une autre question ? Contactez le Helpdesk help.extranet@segec.be.