Foire au questions
L’Extranet et la Plateforme de commandes sont deux sites différents !
L’Extranet vous servira pour gérer les accès à la plateforme : extranet.segec.be
La plateforme vous permettra de passer des commandes : plateforme.commande.segec.be
Plateforme de commandes – Actualisation FAQ – 27 10 22
1. AVANT d’utiliser la plateforme : le point sur les accès
1.1. Qui est le point de départ dans la chaîne de désignation des rôles
C’est la personne de référence du P.O.
1.2. Comment connaître la personne de référence de mon P.O. ?
Contactez le service Helpdesk help.extranet@segec.be
1.3. Je suis personne de référence du P.O., que dois-je faire ?
Connectez-vous à l’Extranet du SeGEC ( https://extranet.segec.be/login ) avec votre identifiant de connexion composé de votre prénom, nom et date de naissance en 6 chiffres repris sous ce format (prenom.nom.JJMMAA) et votre mot de passe. Pour tout problème de connexion, contactez le Helpdesk ( help.extranet@segec.be)
Une fois connecté, allez dans le Menu, puis, dans « Administration », cliquez sur « Gestion des accès ». A cet endroit, vous aurez la possibilité de nommer un ou plusieurs manager(s) par établissement dépendant de votre PO ainsi qu’un ou plusieurs superacheteur(s) à l’échelle du PO.
Vous pouvez également, au besoin, déterminer un montant maximum autorisé par commande pour chaque établissement dépendant de votre PO. Vous aurez donc un droit de regard pour toute commande qui dépasserait le montant défini.
1.4. Je suis personne de référence du P.O.et je n’ai pas de compte Extranet. Je ne sais donc pas me connecter. Est-ce normal ?
Toute personne de référence, si elle est bien renseignée dans notre base de données PO, a automatiquement un compte Extranet qui lui est créé. Lorsque votre compte sera créé, vous recevrez un mail d’activation de compte qui vous communiquera votre identifiant de connexion et qui vous invitera à suivre un lien afin de vous choisir un mot de passe.
Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en cliquant sur ce lien : https://extranet.segec.be/ identifiant-oublie et ensuite sur « Mot de passe oublié ».
En cas de problème, contactez le Helpdesk help.extranet@segec.be
1.5. J’ai été désigné manager par la personne de référence de mon PO, que dois-je faire ?
Connectez-vous à l’Extranet du SeGEC (https://extranet.segec.be/login ) avec votre identifiant de connexion composé de votre prénom, nom et date de naissance en 6 chiffres repris sous ce format (prenom.nom.JJMMAA) et votre mot de passe.
Si je suis Manager pour la plateforme mais que je ne possède pas le rôle de direction de l’école :
Une fois connecté, allez dans le Menu, puis, dans « Administration », cliquez sur « Gestion des accès ». A cet endroit, vous aurez la possibilité d’attribuer un ou plusieurs accès (demandeur, validateur, acheteur et réceptionniste) à la plateforme de commandes à toute personne devant intervenir dans le processus de commande dans votre école (enseignants, secrétaires, économes, directeur-adjoint…).
Le manager ne doit pas oublier d’attribuer les marchés qu’il autorise à chaque demandeur.
Si je suis Manager pour la plateforme et je possède également le rôle de direction de l’école :
Une fois connecté, allez dans le Menu, puis, dans « Administration », cliquez sur « Gestion des accès ». A cet endroit, choisissez « Gestionnaire d’accès à la plateforme de commandes ». Vous aurez la possibilité d’attribuer un ou plusieurs accès (demandeur, validateur, acheteur et réceptionniste) à la plateforme de commandes à toute personne devant intervenir dans le processus de commande dans votre école (enseignants, secrétaires, économes, directeur-adjoint…)
Le manager ne doit pas oublier d’attribuer les marchés qu’il autorise à chaque demandeur
1.6. Je suis manager et je ne sais pas me connecter à la plateforme.
C’est normal, les managers n’ont aucun rôle sur la plateforme.
1.7. Je suis manager et je voudrais un rôle sur la plateforme.
S’il veut un rôle sur la plateforme, le manager doit se désigner lui-même dans un rôle, en général acheteur et ainsi avoir tous les droits et un regard complet sur ce qui se passe dans la plateforme.
1.8. Je suis manager, j’ai créé un accès pour un de mes enseignants mais il me signale qu’il ne sait pas se connecter.
Les problèmes les plus fréquents sont :
- L’enseignant encode son identifiant, mais pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prénom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
L’enseignant peut le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/ identifiant-oublie en cliquant ensuite sur « Mot de passe oublié ».
1.9. Je suis enseignant, économe, secrétaire… je n’ai pas d’accès à la plateforme, comment régler ce problème ?
-
Soit un manager a déjà été désigné dans votre école (peut-être votre direction) : c’est alors lui qui peut vous créer un accès (cfr point 1.5.)
- Soit il n’y a pas encore de manager désigné. Votre direction peut alors prendre contact avec la personne de référence de son P.O. Pour connaître la personne de référence de votre P.O., contactez au besoin de Helpdesk : help.extranet@segec.be
2. Un problème sur la plateforme de commandes
2.1. Je suis demandeur
2.1.1. Je ne sais pas remplir mon panier
Vous n’avez sans doute pas reçu le rôle de demandeur.
Pour vérifier que vous avez ce rôle, connectez-vous sur l’Extranet du SeGEC
https://extranet.segec.be/login
Une fois connecté, en haut de la page, à droite, cliquez sur la flèche à côté de votre identifiant de connexion. Ensuite, cliquez sur « Gérer mon profil ».
Dans le cadre réservé à « Mes rôles et fonctions », vérifiez que vous avez bien un rôle actif en tant que demandeur, repris sous « Demandeur – PDC ».
Si vous avez ce rôle, alors c’est que le manager ne vous a attribué aucun marché. (les articles des différents marchés sont alors grisés). Si c’est le cas, prenez contact avec le manager désigné dans votre école.
2.1.2.Je souhaiterais des accès à d'autres marchés
Prenez contact avec le manager de la plateforme (en général, il s’agit du directeur ou de la directrice de l’enseignement). Pour savoir qui est votre manager, rendez-vous au point 2.1.4. Le manager doit se référer au point 1.5.
2.1.3.Je souhaiterais connaître le manager de mon école pour avoir accès à plus de marchés ou pour modifier les rôles qui me sont attribués
Une fois connecté(e) à la plateforme, allez dans « Mon compte », « Tableau de bord ». Glissez vers le bas et vous verrez renseigné le nom du manager.
2.1.4.Mon manager me confirme m'avoir donné un accès de demandeur mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- L’identifiant que vous renseignez n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prénom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/ identifiant-oublie en cliquant ensuite sur « Mot de passe oublié ».
2.1.5.Je confirme mon panier et il a un statut « Non autorisé »
Dans votre panier se trouve au moins un article faisant partie d’un marché qui ne vous a pas été autorisé par le manager.
Exemple : vous pouvez avoir les droits pour le marché « Fournitures scolaires » mais pas pour le marché « Papier ». Si, dans votre panier, vous mettez un article du marché « Papier », votre panier sera non autorisé et vous ne saurez pas confirmer votre panier.
Dès que vous avez, au moins, un article non autorisé dans votre panier, tous les autres articles du panier (même des autres marchés) voient leur statut passer à « Article annulé ». Dans ce cas, il s’agit de dupliquer votre panier à partir de « mes paniers » et de supprimer les articles non autorisés avant de confirmer.
2.1.6.Suite à une annulation de commande, le validateur ou l’acheteur me demande de confirmer à nouveau mon panier
Dans « Mon compte », je clique sur « Mes paniers », je repère le panier concerné et je clique sur « Dupliquer ». Ensuite, je clique sur « Confirmer le panier ».
2.1.7. Je voudrais trouver un article. Comment faire ?
Vous pouvez utiliser la barre de recherches et introduire la référence de l’article
→ Vous trouverez l’article uniquement si l’article est sélectionné sur la plateforme de commandes
Vous pouvez introduire des mots-clés dans la barre de recherches. Exemples : bic rouge…
→ Vous n’aurez pas un seul article qui apparaîtra mais ce qui ressortira sera plus ciblé que si vous cliquez sur « Fournitures scolaires et puis « Ecritures »
Vous pouvez passer par le bandeau vert et choisir, par exemple, le marché « Fournitures », puis « Fournitures scolaires ». Ensuite, sélectionnez la catégorie, la famille et éventuellement la sous-famille via l’arborescence présente sur la gauche de votre écran.
2.1.8.Je ne trouve pas toutes les références du catalogue papier ou du catalogue en ligne du fournisseur.
En effet, notre plateforme ne reprend qu’une sélection de la gamme des fournisseurs et ce, pour favoriser le suivi des gammes et la stabilité des prix et des articles.
Au moins 95% de vos besoins y sont repris et si ce n’est pas exactement ce que vous vouliez, vous trouverez des équivalences au meilleurs rapport qualité/prix.
2.1.9.Je ne trouve pas une référence catalogue ni même d’équivalence.
Veuillez avertir la Centrale de Marchés en cliquant Nous contacter en bas de cette page.
Nous tâcherons d’intégrer l’article manquant à la prochaine mise à jour du catalogue en ligne.
2.1.10.Puis-je voir le montant TVAC pour faire mon panier?
Non, le prix des articles dans le panier est toujours hors TVA. Pour rappel, la TVA à ajouter est de 21%. La TVA sera rajoutée au stade de la commande.
2.2. Je suis validateur
2.2.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de validateur mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- L’identifiant que vous renseignez n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prénom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/identifiant-oublie en cliquant ensuite sur « Mot de passe oublié ».
2.2.2.Je veux que les commandes de rentrée scolaire arrivent dans des colis séparés, par enseignant.
- Allez dans « commandes à créer ». Pour un même fournisseur, sélectionnez le(s) paniers(s) d’un même professeur. Ensuite, cliquez sur « Commandez les paniers sélectionnés ».
- C’est à cette étape que vous pourrez renseigner un « Champ apparaissant sur l'étiquette ».
- Renseignez à cet endroit le nom du professeur et la classe.
.
2.2.3.J’ai cliqué sur « Commandez les paniers sélectionnés » mais je me rends compte que des paniers de plusieurs professeurs différents s’y retrouvent. Je veux éviter de recevoir une commande groupée, non triée par professeur, que faire ?
Vous devez vous tourner vers l’acheteur. Il aura la possibilité de refuser la commande. (Lire aussi point 2.3.2.)
2.3. Je suis acheteur
2.3.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès d’acheteur mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- L’identifiant que vous renseignez n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prénom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/identifiant-oublie en cliquant ensuite sur « Mot de passe oublié ».
2.3.2.Le validateur a cliqué sur « Commander les paniers sélectionnés » mais les paniers de plusieurs enseignants ont été sélectionnés et se retrouvent dans une seule et même commande. En tant qu’acheteur, puis-je éviter que ces fournitures choisies par ces différents enseignants soient livrées de manière groupée, non triées par enseignant ?
Oui. Pour cela, cliquez sur « Commandes à passer », sélectionnez la commande concernée. Le détail de la commande s’affiche. Dans le bas de la page, cliquez sur le bouton rouge « Annuler la commande ». Il faut alors signaler à vos demandeurs de dupliquer et de confirmer à nouveau leur panier.
2.4. Je suis réceptionniste
2.4.1.Mon manager me confirme m’avoir donné un accès de réceptionniste mais je ne sais pas me connecter
Les problèmes les plus fréquents sont :
- L’identifiant que vous renseignez n’est pas sous le bon format.
Pour rappel, l’identifiant est composé du prénom, du nom et de la date de naissance, sous ce format : prenom.nom.JJMMAA
- Le mot de passe utilisé n’est pas correct.
Vous pouvez le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/identifiant-oublie en cliquant ensuite sur « Mot de passe oublié ».
2.4.2.J’ai ma commande à l’école mais des articles ne sont pas conformes à ceux que j’ai commandés ? Que puis-je faire ?
Un nouveau module de réception est à votre disposition sur la plateforme.
Allez dans « Commandes à réceptionner ».
Cliquez sur le bouton vert "réceptionner les produits sélectionnés" après avoir complété la colonne "quantité reçue et conforme" et avoir laissé des réclamations éventuelles au moyen des bulles disponibles en fin de ligne.
Attention, le fournisseur est directement averti quand une réception de produits/ réclamation est effectuée.
3. Problèmes de connexion
3.1.Je suis sur l’Extranet et je ne sais pas comment passer ma commande
Les commandes se font sur le site de la plateforme de commandes : https://plateforme.commande.segec.be/
Un accès à cette plateforme est possible à partir de l’Extranet du SeGEC :
Menu – Gérer un établissement – Achats/Marchés publics – Centrale de Marchés
Onglet « Plateforme de commandes ».
Vous y trouverez un lien vers la Plateforme de commandes.
3.2.Je ne sais pas me connecter à la plateforme alors que j’ai un compte Extranet existant. Quelles peuvent en être les raisons ?
Soit, aucun rôle ne m’a été attribué pour la plateforme de commandes (cfr points 1.1.-1.2.-1.3.)
Vérifiez vos accès. Connectez-vous à l’Extranet du SeGEC https://extranet.segec.be/login. Une fois connecté, en haut de la page, à droite, cliquez sur la flèche à côté de votre identifiant de connexion. Ensuite, cliquez sur « Gérer mon profil ».
Dans le cadre réservé à « Mes rôles et fonctions », vérifiez que vous avez bien un rôle actif en tant que demandeur, validateur, acheteur et (ou) réceptionniste, repris sous « Demandeur – PDC », « Validateur – PDC », « Acheteur – PDC » et « Réceptionniste – PDC ».
Si pas, contactez le manager de la plateforme (souvent, il s’agit de la direction de l’école). Si aucun manager n’a été nommé, il faut contacter la personne de référence de votre PO. (cfr point 1.2.)
Soit mon mot de passe ne fonctionne pas. Vous pouvez alors le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/identifiant-oublie
Soit, j’ai encodé mon identifiant sous un format erroné. Le format correct est prenom.nom.JJMMAA (date de naissance en 6 chiffres)
3.3.Je reçois ce message d’erreur. « Erreur dans les paramètres de connexion ou votre compte est temporairement désactivé ». Quelles peuvent en être les raisons ?
Soit mon mot de passe ne fonctionne pas. Vous pouvez alors le réinitialiser via ce lien : https://extranet.segec.be/identifiant-oublie
Soit, j’ai encodé mon identifiant sous un format erroné. Le format correct est prenom.nom.JJMMAA (date de naissance en 6 chiffres)
Soit, vous n’avez pas reçu d’accès à la plateforme de commandes. ( Lire aussi le point 1.9.)
Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez le Helpdesk : help.extranet@segec.be
3.4.On vous a créé un compte Extranet mais vous n’avez pas reçu de mail d’activation.
Vérifiez d’abord votre courrier indésirable, le mail peut se trouver à cet endroit. Si pas, vérifiez avec votre manager s’il a renseigné pour vous une adresse mail correcte.
Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez le Helpdesk : help.extranet@segec.be
4. Autres questions
4.1. Qui peut jouer un rôle sur la plateforme ?
Toute personne nommée par le manager. Il n’y a aucune restriction ni de personne.
4.2. Comment savoir si j’ai reçu un rôle dans le processus de commande ?
Toute personne désignée dans le processus de commande reçoit un mail. Soit, vous possédiez déjà un compte Extranet et dans ce cas, vous serez averti que votre compte a été mis à jour.
Soit, vous n’aviez pas de compte Extranet existant et dans ce cas, vous serez averti qu’un compte vous est créé. Vous serez alors invité à suivre un lien afin de vous choisir un mot de passe.
4.3. Pourquoi n’ai-je pas reçu le mail de notification pour prendre action sur la plateforme ?
Il faut au moins avoir été une première fois connecté sur la plateforme.
Vérifiez aussi si ce mail ne se trouve pas dans votre courrier indésirable.
4.4. Comment puis-je désactiver les notifications de mails ?
Rendez-vous sur la plateforme de commandes dans « Mon compte » et cliquez sur « Notifications mails » à gauche de votre écran.
4.5. Jusque quand puis-je passer commande?
Vous pouvez passer commande quand vous le désirez, 7j/7j et 24h/24h.
4.6. Comment obtenir plus de détails au sujet des modalités de ma commande (livraison, frais, gammes vertes…)
Nous vous invitons à consulter les conditions de chaque marché. Pour cela, connectez-vous sur l’Extranet du SeGEC https://extranet.segec.be/login .
Dans le Menu, allez dans « Gérer un établissement ». Puis, dans « Achats - Marchés publics », cliquez sur « Centrale de Marchés » puis sur « Centrale de Marchés ».
Sélectionnez ensuite le marché qui vous intéresse.
Dans la partie « Liens », cliquez sur le lien qui concerne les « Conditions du marchés ».
4.7. Les prix peuvent-ils être affichés TVAC ?
Au moment où un demandeur remplit son panier, les prix sont toujours indiqués HTVA.
Par contre, le validateur et l’acheteur auront tous deux accès au prix TVAC. Le premier, quand il sera dans « Commandes à créer », qu’il sélectionnera un ou plusieurs paniers et qu’il cliquera sur « commander les paniers sélectionnés ». Le deuxième, quand il cliquera sur « Commandes à passer ». Il cliquera sur « Voir » et le détail de la commande s’affichera avec le prix TVAC.